Client calls that don't get lost at reception.
Client questions about VAT pre-registration, payroll, receipt status. Callina knows DATEV, BMD and HMD vocabulary and routes complex cases to the right advisor.
a tax firm
- DATEV
Client vocabulary and VAT workflows - BMD
Accounting data for Austrian tax advisors - DSGVO
Signed audit log, EU hosting
What a tax firm actually needs on the phone.
Belege-Status & Rückmeldung
Authentifiziert den Mandanten, prüft DATEV / BMD, gibt den aktuellen Stand zur eingereichten Belegemappe und kündigt offene Rückfragen der Sachbearbeiterin an.
USt-Termine & Fristerinnerung
Erinnert proaktiv 7 Tage vor Frist, fragt fehlende Unterlagen ab und bestätigt den Eingang. Eskaliert verspätete Mandanten an die Kanzleileitung mit Audit-Trail.
Lohnabrechnung
Nimmt Personaländerungen strukturiert auf, validiert Pflichtfelder (SV-Nummer, Eintrittsdatum, Brutto), legt eine Wiedervorlage in BMD / DATEV LODAS an.
Sachbearbeiter-Routing
Ordnet jeden Anruf der zuständigen Sachbearbeiterin zu — basierend auf Mandantennummer, nicht auf Glück. Kennt Vertretungsregelungen für Urlaub und Krankheit.
Mandanten-Onboarding
Klärt Branche, Rechtsform, ungefähren Umsatz und gewünschten Leistungsumfang — übergibt qualifizierten Erstkontakt an die Partnerebene mit Briefing.
Outbound · Mahnstufe 1
Höflicher Erinnerungs-Anruf 14 Tage nach Fälligkeit. Bietet Ratenzahlung an, bucht Rückruftermin mit dem Partner. Eskaliert nur bei Bedarf.
„Wir haben sieben Sachbearbeiterinnen und vorher hat das Telefon den Tag bestimmt. Heute filtert Callina die Status-Anfragen weg — und unsere Mandanten bekommen ehrlich gesagt schnellere Antworten als vorher."StB Mag. Ulrike Mayr · Mayr & Partner Steuerberatung · Linz